Shannen Roep is samen met haar partner Danny eigenaar van twee horecazaken in Uden: cafetaria Brabants Lekkerste en borrel- en eetcafé De 10 Geboden. Sinds september 2023 maakt De Tien Geboden gebruik van het online reserveringssysteem Guestplan, aangeboden door Sligro. Wij vroegen haar naar haar ervaringen met deze online reserveringstool.

Noodzaak van online reserveren 

Toen Shannen en Danny De 10 Geboden overnamen van de vorige eigenaar, merkten ze al snel dat het ouderwetse papieren reserveringssysteem niet meer voldeed. Shannen: ‘Ik kreeg de hele dag telefoontjes van mensen die al hadden gereserveerd bij de vorige eigenaar. Ze wilden weten hoe het nu zat met hun reservering. Op een gegeven moment was ik de hele dag alleen maar aan het opschrijven, doorkrassen en telefoontjes beantwoorden. Zo kwam ik niet meer aan mijn echte werk toe. We moesten dus snel een online oplossing vinden.’

Uitgebreid onderzoek 

Shannen deed zelf al uitgebreid onderzoek naar online reserveringssystemen voor de horeca. ‘Ik heb alle opties heel nauwkeurig bekeken en vergeleken. Uiteindelijk kwam ik via Google bij Guestplan terecht. Toen er een verkoper van Guestplan hier langskwam, wist ik eigenlijk al dat ik voor Guestplan wilde gaan. Deze tool bleek veruit de beste prijs-kwaliteitverhouding te bieden.’

Volgens Shannen heeft Guestplan de meeste features en opties, voor een scherpe prijs. ‘Andere aanbieders rekenen voor dezelfde functionaliteiten veel meer geld. Bij Guestplan krijg je alles in één pakket, inclusief koppeling met de kassa. De prijs-kwaliteitverhouding is echt super. Je krijgt dezelfde mogelijkheden voor ongeveer de helft van wat andere partijen rekenen. Daar kunnen zij echt een voorbeeld aan nemen.’

De verkoper van Guestplan beloofde haar dat de implementatie snel en eenvoudig zou zijn, en dat bleek te kloppen. Shannen: ‘Het is eigenlijk plug & play. Je ontvangt instructies per mail, vult wat basisgegevens in en dan kun je meteen aan de slag. De interface is overzichtelijk en in het Nederlands. Ook mijn personeel vond het na een korte uitleg van een paar minuten makkelijk te gebruiken. We draaiden er na een dag al soepel mee.’

Direct resultaat

Sinds de implementatie ziet Shannen duidelijke resultaten. ‘Ik heb nu veel meer inzicht in onze reserveringen per dag en per tijdslot. Ook weet ik precies hoeveel nieuwe en vaste gasten we hebben, en hoeveel mensen annuleren of niet komen opdagen zonder afmelden. Met een ouderwetse papieren reserveringsagenda is het onmogelijk om dit allemaal bij te houden. Dus dit scheelt mij enorm veel werk.’

Beter plannen en sturen

Ook handig is de automatische tafelschikking. Shannen: ‘Op basis van het aantal stoelen dat ik per tafel heb ingevoerd, maakt het systeem automatisch een optimale indeling bij elke reservering. Dat scheelt weer veel gepuzzel met een plattegrond. Ik kan bovendien precies op de app zien wanneer het druk gaat worden en extra personeel inplannen.’

Shannen kan nu dus veel gerichter plannen en sturen op basis van de gegevens uit Guestplan. ‘Als bepaalde gasten vaak niet komen opdagen zonder afmelden, dan ga ik voor hen geen grote tafel meer vrijhouden. Zo voorkom ik lege plekken. Ook weet ik nu precies wanneer onze piek- en daluren zijn gedurende de dag en week. Zo kan ik het rooster veel efficiënter inplannen.’

Voordelen voor gasten

Niet alleen Shannen zelf is blij met Guestplan, ook haar gasten zijn positief. Shannen: ‘Zij vinden het prettig dat ze makkelijk online kunnen reserveren via onze website of Facebookpagina. Ze krijgen meteen een bevestiging en reminder. En ze kunnen eenvoudig zelf een reservering wijzigen of annuleren. Dus ook voor onze klanten is het een uitkomst.’

Al met al raadt Shannen het online reserveringssysteem van harte aan bij andere horecazaken. ‘Of je nu een restaurant, café of hotel hebt: het geeft een hoop nuttige inzichten waar je je bedrijfsvoering op kunt afstemmen. En het is supereenvoudig in gebruik, voor ons als ondernemer maar ook voor de gasten. Kortom: een slimme tool voor iedereen in de horeca.’

Slimme oplossingen

Naast de reserveringstool biedt Sligro horecaondernemers een scala aan slimme oplossingen om efficiënter te werken. Met het ruime assortiment en de constante inspiratie, ondersteunt Sligro ondernemers op allerlei vlakken. Denk aan oplossingen voor financiën, personeelszaken, gastenbinding en duurzaamheid. Al deze handige tools zijn beschikbaar met exclusieve kortingen en voordelen voor Sligro-klanten

Dit artikel is gesponsord door Sligro.